2023 : lancement du guichet unique des entreprises… et de la procédure de secours !

Le guichet unique des entreprises : un objectif de simplification

Le guichet unique des entreprises est une plateforme entièrement dématérialisée, gérée par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI). Elle a pour mission de centraliser l’ensemble des formalités que les entrepreneurs peuvent réaliser : créations, modifications, cessations…

Jusqu’au 31 décembre 2022, pour vous acquitter de vos formalités administratives, vous deviez nécessairement passer par un CFE (centre de formalités des entreprises), dont la compétence était déterminée selon votre activité, la forme juridique de votre structure d’exploitation et sa localisation géographique.

Aujourd’hui, il n’y a plus besoin de déterminer son CFE pour savoir auprès de qui réaliser sa formalité. Elles se font toutes par l’intermédiaire du guichet unique, via un formulaire dynamique. Notez qu’à terme, les formulaires Cerfa que vous connaissez ont également vocation à disparaître.

Lors du dépôt de votre dossier, le guichet unique des entreprises fait un 1^er contrôle et l’envoie au valideur compétent, c’est-à-dire au b(qui correspond peu ou prou aux anciens CFE).

La plateforme joue ensuite le rôle d’intermédiaire entre l’entreprise et le valideur (demande de documents manquants, validation de la formalité, etc.).

Le guichet unique a aussi pour mission de collecter :

• les informations recueillies pour alimenter le registre national des entreprises (RNE) ;
• les frais de formalités.

Le guichet unique = signature électronique

Une fois votre formalité accomplie sur le guichet unique, vous allez devoir la valider. Se pose par conséquent la question de la signature électronique et du degré de sécurité requis.

Si, dans un premier temps, la loi prévoyait le recours à la signature la plus sécurisée, les difficultés de mise en œuvre l’ont amené à plus de souplesse.

Rappel sur la signature électronique

Il existe 3 types de signatures électroniques :

• la signature simple ;
• la signature avancée ;
• la signature qualifiée.

La signature simple consiste concrètement à cocher une case afin de valider l’exactitude des données envoyées. Elle est acceptée pour des formalités dites « peu risquées », à savoir :

• la transmission des dossiers de création d’entreprise ;
• les déclarations de constitution de patrimoines affectés ;
• les demandes d’autorisation ;
• les demandes d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés.

La signature électronique, pour quelles modalités ?

La signature avancée est une signature sécurisée sans obligation de certificat électronique. L’identité du signataire est préalablement vérifiée et l’action de signature est tracée par l’envoi d’un code sur un support personnel, comme un smartphone. Cette signature est acceptée pour signer électroniquement les formulaires Cerfa, les procès-verbaux d’assemblées générales et les statuts.

Toutes les autres formalités (modifications, cessations d’entreprise, dépôt des comptes), en principe, doivent être validées par une signature qualifiée, c’est-à-dire une signature sécurisée avec un certificat électronique qualifié. Cette dernière a l’avantage d’avoir la même valeur juridique que la signature manuscrite. En revanche, sa délivrance est exigeante car elle nécessite :

• que l’identité du signataire soit validée en amont : concrètement, un organisme de certification doit vérifier son identité en présentiel ou en distanciel ;
• qu’une clé de signature soit remise à la personne physique qui représente l’entreprise, sous forme, par exemple, d’une clé USB.

S’il présente l’avantage d’être plus sécurisé, ce mécanisme est également plus lourd et plus cher. C’est pour cette raison qu’une alternative a été mise en place. Une signature vaudra « signature électronique avancée reposant sur une certificat qualifié », autrement dit signature qualifiée, s’il s’agit d’une signature électronique simple, associée à une identification du déclarant par un moyen d’identification électronique qualifié.

En pratique, l’authentification se fera via France Connect + et la création d’une identité numérique, grâce à l’application mobile La Poste.

Guichet unique des entreprises, une nécessaire procédure de secours

La mise en route du guichet unique des entreprises étant plus compliquée que prévu, une solution de secours a d’ores et déjà été instituée pour parer à certaines défaillances.

Quand et comment est-elle déclenchée ?

Cette procédure est enclenchée par un collège stratégique, à la suite de signalement sur l’impossibilité de faire une formalité correctement. Cette remontée d’informations peut se faire par certains organismes ou par les déclarants eux-mêmes.

Une fois les signalements parvenus au collège stratégique, ce dernier pourra mettre en œuvre la procédure de secours, sous réserve du respect des 3 conditions suivantes :

• il est impossible de déposer les dossiers à cause d’une indisponibilité générale du service informatique ou d’un blocage sur une formalité en particulier ;
• il n’est pas possible de proposer une solution alternative sur le guichet unique ;
• il n’est pas possible de résoudre le problème dans un délai de 15 jours.

Le collège stratégique doit prendre la décision d’ouvrir la procédure de secours dans un délais de 96 heures après avoir réceptionné le ou les signalements. Il indique alors le type de formalité concerné, l’organisme-relais et le délai prévisionnel de fin de procédure, que l’on peut prolonger au besoin.

Qui peut prendre le relai ?

Les organismes susceptibles de prendre le relais sont… les anciens CFE, à savoir :

• les chambres de commerce et d’industrie ;
• les chambres de métiers et de l’artisanat ;
• les greffes des tribunaux de commerce et des tribunaux judiciaires statuant commercialement ;
• les Urssaf ou les caisses générales de Sécurité sociale ;
• les chambres d’agriculture ;
• les Directions générales des finances publiques.

Actuellement, la procédure de secours se déploie via le guichet-entreprises.fr pour les formalités de modifications. En cas de carence de ce dernier, vous pourrez toujours envoyer votre dossier papier au CFE anciennement compétent.

Sources :

• Arrêté du 28 décembre 2022 pris pour l’application de l’article R. 123-15 du code de commerce
• Article Entreprendre.Service-Public.fr du 1^er février 2023 « Guichet unique : une procédure de secours instituée »