Facturation électronique : n’attendez pas pour vous préparer !

E-invoicing, e-reporting, XML, CII et autres formats UBL…

La facturation électronique se déploiera à partir de septembre 2027 pour les TPE et PME, avec son langage, ses obligations et ses sources d’interrogation. Par son ampleur et ses répercussions, cette réforme doit être bien préparée.

Cela passe, notamment, par l’anticipation de ses coûts et la formation de vos équipes.

Facturation électronique : Chorus Pro ou PDP ?

Il s’agit du premier choix que vous allez devoir faire : passer par la plateforme publique Chorus Pro ou par une plateforme de dématérialisation partenaire privée (PDP) ?

Vous aurez en effet besoin de l’une ou l’autre pour émettre et / ou recevoir des factures électroniques, ainsi que pour transmettre à l’administration fiscale les données de facturation et / ou de transaction et de paiement requises.

Schématiquement, Chorus Pro (servant actuellement pour les opérations avec l’Etat ou les collectivités locales amené à évoluer) mettra à votre disposition gratuitement les applications nécessaires pour remplir vos obligations, tandis qu’une PDP, en tant que prestataire de services payante, vous proposera des fonctionnalités supplémentaires.

Attention : notez que vous devrez trancher cette question avant septembre 2026 car même si vous ne faites pas partie des grandes entreprises devant émettre des factures électroniques dès cette date, vous devrez tout de même être capable d’en recevoir.

Pour rappel, le calendrier de la mise en œuvre de la facturation électronique est établi sur 3 ans, en fonction de la taille des entreprises. Ainsi, devront émettre des factures électroniques :

• les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI), à partir du 1er septembre 2026 ;
• les microentreprises et les PME, à partir du 1er septembre 2027.

En revanche, la réception des factures électroniques devra bien être prise en charge par les TPE et PME dès le 1er septembre 2026. D’où la nécessité de réfléchir dès maintenant à votre choix de plateforme…

Facturation électronique : avec ou sans OD ?

Une fois votre plateforme choisie, vous devrez déterminer si vous souhaitez ou non recourir à un opérateur de dématérialisation (OD).

L’OD est un acteur privé, tout comme la PDP, mais contrairement à elle, il n’est pas immatriculé et certifié par la Direction générale des finances publiques (DGFIP). Par conséquent, il ne pourra pas distribuer de factures aux entreprises, ce qui signifie concrètement que votre facture devra obligatoirement transiter par Chorus Pro ou par une PDP.

L’OD interviendra « en supplément » et offrira, comme une PDP, des services complémentaires.

Vous devrez par conséquent réfléchir à la meilleure combinaison pour votre profil, en termes de coût, mais aussi de gestion quotidienne, de charge mentale, etc.

Facturation électronique : faire un état des lieux

Pour faire vos arbitrages, il convient de recenser vos besoins au regard de la facturation électronique, notamment en matière de formation du personnel et de matériel informatique.

Identifiez clairement les membres du personnel qui seront directement concernés : schématiquement, les services juridique, comptable, informatique, etc.

Ces personnes devront être formées en amont afin que la transition soit efficace. Mais ne négligez pas pour autant les autres membres de l’entreprise qui ne seraient concernés que dans un 2nd temps par cette réforme : les dirigeants, par exemple !

Pour une prise de décision rapide sur les coûts à engager, la stratégie à adopter, etc, il paraît plus qu’essentiel de former à minima les membres de la direction, quand bien même ces personnes ne seront pas celles qui seront amenées à gérer au quotidien les flux de facturation.

Dressez également un inventaire de votre matériel utilisable pour la facturation (matériels informatiques, connexion internet, outil CRM, logiciels de cryptage, etc.). En fonction de vos besoins, vous devrez, ou non, compléter ou renouveler vos équipements.

Facturation électronique : anticiper les coûts

La facturation électronique doit, à terme, vous faire gagner du temps et de l’argent. Mais en attendant, la transition vers ce nouveau modèle aura nécessairement un coût : temps consacré à se renseigner et à établir le dispositif le plus adapté, formation du personnel, achat de matériel informatique complémentaire, coût d’une PDP et / ou d’un OD, etc.

De nombreux paramètres sont à prendre en compte pour éviter les investissements insuffisants ou inutiles.

Il est, donc, plus que recommandé de vous rapprocher de votre conseil habituel, et de prendre le temps d’établir avec lui les solutions adéquates à vos besoins. De cette manière, vous pourrez anticiper vos coûts et vos questions pour réussi votre transition.

Sources :

• Fiches impots.gouv.fr « Fiches pédagogiques pour mieux comprendre la facturation électronique »