Facturation électronique obligatoire : comment ça marche en 2023 ?

Facturation électronique obligatoire : fonctionnement et principe

Pour aborder le sujet de la facturation électronique , il convient de déterminer qui sont vos clients : des personnes publiques ? Des particuliers ? Des entreprises ?

L’obligation de facturation électronique qui pèse sur votre entreprise doit, en effet, être appréhendée selon la typologie de vos clients.

Clients publics

Si vos clients sont des personnes publiques (l’État, une collectivité territoriale ou un établissement public), la relation d’affaires qui s’instaure entre vous est dite « B2G » et est régie par le Code de la commande publique.

Généralement, on retrouve ce type de relation d’affaires dans le cadre des marchés publics ou des concessions de service public.

Dans cette hypothèse, la facturation électronique est d’ores et déjà la règle ! Vous devez donc, normalement, être familier de la plateforme publique « ChorusPro » …

Clients particuliers

Si vos clients sont des particuliers, la relation d’affaires est dite « B2C » et est soumise au respect des dispositions protectrices prévues par le Code de la consommation. Le particulier est ici envisagé comme un « consommateur », c’est-à-dire une personne physique qui agit à des fins qui n’entrent pas dans le cadre de son activité professionnelle.

Dans ce type de relation, l’entreprise n’est pas systématiquement tenue de facturer : sauf exceptions, en effet, les prestations de services ne doivent obligatoirement faire l’objet de la délivrance d’une facture (ou d’une note) que lorsque le prix est égal ou supérieur à 25 € (TVA comprise). En deçà de ce montant, vous ne serez tenu de délivrer une note que si le client vous le réclame.

Voilà pour le principe. Mais en pratique, même si vous n’êtes tenu à aucune obligation de facturation, la prudence veut que vous le fassiez quand même. Pourquoi ? Pour prouver l’existence et l’étendue du rapport d’affaires qui vous lie au consommateur.

Clients professionnels

Dernier cas de figure : vos clients sont des professionnels. Dès lors, parce que vous vendez un bien ou que vous réalisez une prestation de services pour le compte d’une autre entreprise, le rapport d’affaires est qualifié de « B2B ».

Dans ce cadre, ce sont les règles prévues par le Code de commerce qui s’appliquent et qui prévoient clairement que tout achat d’un bien ou toute prestation de services effectuée par un professionnel pour les besoins d’un autre professionnel doit obligatoirement faire l’objet d’une facture.

Comment respecter ces impératifs

Vous le savez, le processus de facturation peut revêtir 2 formes :

• Un format papier
• Un format électronique si votre client consent à recevoir sa facture sous ce format.

L’émission d’une facture électronique nécessite que l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité soient garanties, à compter de son émission et jusqu’au terme de sa période de conservation.

Pour vous conformer aux obligations prescrites par la facturation électronique, vous pouvez le faire via :

• l’utilisation d’une signature électronique avancée créée par un dispositif sécurisé et fondée sur un certificat électronique qualifié ;
• l’utilisation d’une forme de message structurée selon une norme convenue entre les parties (format EDI) ;
• l’utilisation d’autres moyens, à la condition toutefois que des contrôles documentés et permanents soient mis en place par l’entreprise afin d’établir une piste d’audit fiable (PAF) entre la facture émise ou reçue et la réalisation de l’opération qui en est à la source ;
• l’utilisation du cachet électronique qualifié au sens de la réglementation européenne.

Ceci est une nouveauté de la loi de finances pour 2023 dont on ne sait à l’heure actuelle que peu de choses.